.png){kind=logo}
Специалист по договорной работе, помощник юриста
Приглашаем специалиста по договорной работе/ помощника юриста для ведения документооборота и обеспечения бесперебойной работы подразделений компании.
Обязанности:
-
подготовка, учет, ведение бумажного и электронного договорного документооборота:
- работа с типовыми и нетиповыми формами документов (договоров, соглашений, актов, счетов, отчетной документации и т.п.): разработка, корректировка, проверка, вычитка;
- согласование либо контроль согласования подготовленных документов (см. тезис выше) по процедуре компании (Юрист, Бухгалтер, Аккаунт-менеджер, Технический Архитектор, Инициатор) и финализация документов. Помощь инициатору запроса, при необходимости, в согласовании документов с партнерами или заказчиками;
- подготовка оригиналов документов к отправке партнерам и заказчикам: печать, брошюровка и сканирование, при необходимости. Контроль процесса обмена оригиналами документов: отправка оригиналов, получение оригиналов, в том числе по почте, их сканирование, уведомление инициатора запроса о факте отправки и прихода документов;
- организация хранения договоров и закрывающих документов по процедурам компании, в том числе в цифровом сканированном виде;
- при возможности кандидата и необходимости — описание инициатору запроса видимых рисков разрабатываемого договора (юридических, логических, технических ошибок и т.п.)
- взаимодействие с курьерскими службами, Почтой России по документообороту между партнерами, заказчиками и офисами компании;
- контроль сроков действия договоров общего характера — договоры аренды помещений, интернета, телефонии, и т.п., инициация их продления. Контроль оплаты по регулярным обязательствам компании — аренда, обслуживание и т.п. Взаимодействие с поставщиками услуг —услуги аренды помещений, клининга, интернета, телефонии и пр;
- организация командировок для сотрудников — бронирование гостиниц, заказ авиа- и ж/д билетов, оформление бейджей, подготовка сопутствующего комплекта документов — по запросу подразделений компании;
- обеспечение жизнедеятельности офисов компании: организация и контроль закупки канцтоваров, офисного оборудования — мониторы, клавиатуры, ноутбуки и т.п., расходных и маркетинговых материалов для различных подразделений компании;
- работа с оргтехникой — сканирование, обезличивание сканированного документа, уменьшение объема отсканированного файла, объединение сканированных файлов, печать документов;
- прием и распределение звонков, корреспонденции; организация приема гостей, встреча курьерских служб — заказ пропусков и пр.;
- иные организационные задачи офисного характера от непосредственного руководителя.